Outils logiciels et ProcEssus pour la Réponse à Appel d’Offres – OPERA

En matière d’élaboration d’offres commerciales, la recrudescence des appels d'offres et la compétitivité accrue des marchés permettent de dresser les constats suivants :
- Constat 1 : Le nombre de sollicitations directes ou sur appel d’offres explosant, les entreprises soumissionnaires doivent rationaliser, systématiser et fiabiliser au maximum la définition des offres.
- Constat 2 : Les entreprises soumissionnaires ne peuvent plus étudier en détail les offres qu’elles formulent et prennent donc des risques considérables, pouvant engager leur pérennité, en cas d’acceptation.
Ces deux constats font clairement apparaître le besoin d’un processus formalisé de réponse à appel d'offres supporté par des outils d'aide à la décision permettant aux entreprises soumissionnaires de proposer rapidement des offres plus justes et plus précises dans lesquelles la confiance est plus grande.

Le projet OPERA fait l’hypothèse que l’offre est composée d'une solution technique associée à un projet de réalisation et propose en réponse aux constats précédents :
- Un processus outillé de Réponse à Appel d’Offres (RAO) reposant sur deux activités clés : (i) d’élaboration des offres caractérisées par une confiance globale (ii) d’ingénierie des risques affinant l’offre.
- Des outils exploitant des connaissances et expériences capitalisées pour aider l’élaboration des offres et l’ingénierie des risques.
- La définition et l’exploitation des indicateurs (i) de Readiness solution, (ii) de maturité projet et (iii) de confiances pour caractériser une confiance globale de l’offre et réduire les incertitudes et les imprécisions de ses caractéristiques.
- L’exploitation de cette confiance globale pour la sélection multicritère des offres prometteuses.
Ainsi avec OPERA, sur la base d’une confiance globale de l’offre connue et plus élevée associée à une ingénierie des risques du projet de réalisation plus approfondie ; la réalisation effective de l’affaire se rapprochera de ce qui avait été prévu. En conséquence, les imprécisions et incertitudes sur les caractéristiques de l’offre (performance, délai, coût…) seront réduites et le soumissionnaire aura confiance dans sa proposition et sera plus serein pour d’éventuelles négociations.

Sur un plan scientifique, le projet OPERA repose sur quatre problématiques concernant la recherche, la définition, la formalisation et la validation :
- des quatre nouveaux indicateurs visant à caractériser une forme de confiance dans l’offre ainsi que différents mécanismes d’agrégation de ces indicateurs.
- de principes d’exploitation de ces quatre indicateurs pour moduler les imprécisions et incertitudes des caractéristiques des offres et aider à la sélection multicritère d’offres prometteuses.
- de l’organisation d’une base de connaissances et d’expériences "risque" et d’un mode de raisonnement l’exploitant,
- de principes d’exploitation de l’analyse précédente pour aider la sélection d’offre devant être proposée au client.

Le projet OPERA s’appuie sur un consortium équilibré de quatre entreprises diversifiées en termes de secteurs d’activités (deux orientées services et deux orientées systèmes) et de trois universités travaillant ensemble sur des projets de recherche depuis plusieurs années. Les différents prototypes mis au point et les articles déjà publiés constituent une base logicielle et scientifique solide et lui confèrent a priori une maturité élevée. Le découpage du projet en cinq lots de travail opérationnels, sa durée de quarante-deux mois, son cycle de développement en quatre itérations inspiré de la méthode agile, conduisent à un niveau de risque projet limité.

OPERA vise donc l’amélioration de la performance des entreprises par une augmentation de la quantité d’offres réalisables et par un meilleur taux de succès des offres élaborées. Toutes les entreprises œuvrant sur des marchés fortement concurrentiels, sont particulièrement intéressées par ces retombées ouvrant de nouvelles opportunités commerciales.